Introduction

La fonctionnalité d'archivage vous permet de gérer de manière intelligente l'archivage de vos données, conformément à vos besoins spécifiques. Cette fonctionnalité vous offre un contrôle total sur les données que vous souhaitez archiver en précisant par exemple la période des parties à archiver ou encore décider si vous souhaitez supprimer une ressource après qu'elle soit archivée.

Attention, cette opération est critique et irréversible. Bienvenue Formation ne pourra pas être tenu responsable d'une mauvaise manipulation. On vous conseille vivement de contacter notre support afin de configurer ensemble l'archive.

Accéder à la Fonctionnalité

Au vu de la criticité de cette opération, nous ne mettons à disposition aucun accès à la page de création d'une archive dans un premier temps.
Pour ce faire, veuillez-nous contacter.

Créer et configurer une archive

Cliquez sur le bouton "Créer une archive".

Dans le formulaire qui apparait, vous pouvez :
Choisir le nom de votre archive
Sélectionner la plage de dates des données à archiver
Gérer les options de suppression
Confirmer la création de l'archive en renseignant un code

Chaque archive va créer une organisation séparée et indépendante sur une base de donnée dissociée. Il sera possible par la suite de se connecter à ces archives pour accéder aux données.

Plage de dates

Par défaut, les dates renseignées sont :
Archiver à partir du : la date de début de la partie la plus ancienne
Archiver jusqu'au : la date de fin de la partie la plus récente

Vous pouvez modifier ces valeurs. Votre archive sera constituée de toutes les parties qui débutent après à la date de début de l'archive et se terminent avant la date de fin.

Une fois l'archive créée, les parties seront uniquement disponibles à cet endroit. Il ne sera, par exemple, pas possible de créer une feuille de présence périodique avec des parties sur deux archives différentes.

Options de suppression

Ces options vous permettent de déterminer si une ressource sera supprimée de votre organisation une fois archivée.
Pour ce faire, il suffit de cocher la case relative à la ressource.

Les ressources disponibles à la suppression sont :
Formations
Sessions
Animateurs
Stagiaires
Commanditaires

Les parties dans l'intervalle de dates seront toujours supprimées.

Suppression des formations

La formation sera supprimée si elle ne contient plus de sessions.
Si l'option "Supprimer des sessions" n'est pas cochée, aucune formation ne pourra être supprimée puisqu'elle contiendra encore une ou plusieurs sessions.

Suppression des sessions

La session sera supprimée si elle ne contient plus de parties.

Suppression des parties

La partie et toutes ses données seront toujours supprimées.

Les données liées à la partie sont :
Inscriptions et signatures
Lien de signature collective
Rattrapages
Rapports d'absence
Commentaires
Réponses aux questionnaires
Canal Microsoft Teams

Il sera possible de retrouver toutes les données d'émargement et les pistes d'audit au sein de l'archive.

Suppression des animateurs

Le profil de l'animateur sera supprimé s'il n'est rattaché à aucune partie.

En cas de suppression d'un animateur, ses données de connexion seront perdues. Il n’aura donc plus accès à son compte.

Suppression des stagiaires

Le profil du stagiaire sera supprimé s'il n'est inscrit à aucune partie.

Suppression des commanditaires

Le commanditaire sera supprimé s'il n'est rattaché ni à un stagiaire, ni à une inscriptions stagiaire.


Pour valider la configuration, cliquez sur "Créer une archive".
Cela aura pour effet de soumettre une demande d'archivage. Elle sera appliquée au minimum 24h après sa création.

Mis à jour le : 07/11/2023