Créer et activer une convocation

En tant que gestionnaire, vous avez la possibilité de créer et d'activer une convocation à partir d'une page partie en cliquant sur "..." et sur "Créer une convocation".

Vous pourrez personnaliser votre convocation avec plusieurs options, personnaliser votre texte et ajouter des variables automatiques. Quand votre convocation est créée, vous pourrez choisir de cliquer sur "Envoyer" pour l'envoyer directement à vos stagiaires ou sur "Enregistrer en brouillon" afin de la prévisualiser. (Je vous recommande de choisir cette deuxième option). 😀

À noter : Il est toujours possible de modifier les variables de la convocation à partir du moment où la partie est en statut "À venir".

Prévisualiser la convocation

Vous pouvez prévisualiser votre convocation en cliquant sur le bouton "Prévisualiser". Vous serez ensuite redirigé sur un aperçu de celle-ci.

Vous pourrez alors constater si toutes les informations de celle-ci sont correctes avant de l'envoyer.

Envoi de la convocation

Cliquer sur le bouton "Envoyer" pour lancer l'envoi de la convocation à vos stagiaires inscrits.

Après avoir coché la case de confirmation, vos stagiaires inscrits recevront un mail dans la minute avec leur convocation et pourront répondre en validant ou non leur présence (Si option activée).

Suivi en temps réel de la convocation

Avec Bienvenue Formation, vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos convocations envoyées.

Dans l'onglet de la convocation, vous pouvez visualiser les taux d'ouvertures, de refus, de sans réponse et de non envoyés. Vous pourrez également visualiser les différents commentaires ajoutés par vos stagiaires (Si option activée).

Vous pourrez aussi, retrouvez plus bas, le détail par stagiaire.

Relance de la convocation

Si vous souhaitez relancer vos stagiaires n'ayant pas ouvert ou répondu, vous pouvez cliquer sur "Relancer".

Ce bouton permet de relancer en masse. Vous pouvez également effectuer une relance individuelle juste en dessous en cliquant sur "..." à droite du stagiaire et sur "Relancer la convocation."

Mis à jour le : 26/08/2025