Organisation des données de formation dans Bienvenue Formation
Comment intégrer les données de formation dans Bienvenue Formation ?
Afin d'intégrer vos données de formation dans Bienvenue Formation, vous devez connaître les différentes solutions qui vous sont proposées :
1 - Manuellement
Dans les onglets Formations, sessions et parties, vous pouvez directement créer des éléments à la main. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur les boutons en haut à droite : + Ajouter une formation, + Ajouter une session et + Ajouter une partie. Vous devrez alors compléter un formulaire correspondant et valider.
2 - Par fichier CSV
Un fichier CSV est un fichier simple, similaire à un tableau Excel, qui permet de regrouper des informations afin de les importer facilement dans un logiciel, sans avoir à tout saisir à la main.
L’utilisation d’un fichier CSV pour importer vos données dans Bienvenue Formation vous permet de gagner du temps, en évitant de les saisir une par une. Chez Bienvenue Formation, le format doit être UTF-8, pour que tous les caractères soient correctement lus.
Pour accéder à l’import CSV, rendez-vous dans l’onglet « Formations ». À droite de l’écran, cliquez sur les trois petits points : plusieurs options s’affichent alors (Importer CSV Formations, Importer CSV Sessions, Importer CSV Parties). Sélectionnez l’import que vous souhaitez effectuer.
Dans chacun de ces onglets, vous pourrez télécharger un fichier CSV d’exemple. Nous vous conseillons de partir directement de ce modèle pour faciliter l’import.
3 - Par intégration avec un ERP ou un SIRH
Bienvenue Formation peut s’intégrer à votre ERP ou SIRH afin d’automatiser la création des formations, des plannings. Cette synchronisation permet de gagner du temps et de fiabiliser les données.
La mise en place d’une intégration est réalisée sur demande et fait l’objet d’une étude préalable, suivie d’un devis et d’une facturation, selon vos besoins.
Si vous le souhaitez, nous pouvons également mettre notre API à votre disposition, afin que vos équipes techniques ou votre prestataire puissent développer l’intégration de leur côté.
Comment sont organisées les données de formation dans Bienvenue Formation ?
Afin d'utiliser Bienvenue Formation vous devez comprendre le modèle de données suivant :
1 - Formation
La formation est le premier élément à créer, il se base sur votre catalogue de formation dispensé à vos stagiaires / étudiants.
Exemple : Formation Sensibilisation à la cybersécurité.
Selon votre façon de travailler, c'est à ce niveau que vous pouvez faire le choix de déclarer le format de la formation (distanciel ou présentiel), le type de formation (inter ou intra), le nombre de jours, la fiche technique liée à cette formation ainsi que le gestionnaire en charge de cette formation.
2 - Session
La session est le support temporel de votre formation.
Imaginons par exemple que votre Formation Sensibilisation à la cybersécurité a lieu 4 fois par trimestre, c'est en créant des sessions que vous pourrez définir les dates de cette formation.
En créant une nouvelle session, vous devrez donc définir les dates de début et date de fin de cette formation.
Par exemple si votre formation dure 5 jours, et que la première fois qu'elle sera délivrée est le 1er février, ainsi vous choisirez le 1er février en date de début, et le 5 février en date de fin.
Dans certain cas, vous pouvez également utiliser une session par nom de client, ce qui vous permet d’accéder à toutes les parties qui lui sont dédiées, comme un dossier par client.
3 - Partie
La partie est le support des émargements. Sur celle-ci, vous pourrez définir les horaires exacts de votre formation et assigner le(s) formateur(s) / enseignant(s) ainsi que les stagiaires(s) / étudiant(s).
La création de parties peut se faire de plusieurs façons en fonction des éléments à créer :
- Une formation sur une demi-journée
Dans ce premier cas, vous devrez créer une seule partie, inscrire les horaires exacts de la partie et **décocher l'option "Créer des demi-journées". **
- Une formation d'une journée complète sur une journée
Dans ce deuxième cas, vous devrez créer une seule partie et indiquer précisément les horaires : début et fin de la matinée, début et fin de l’après-midi. Cela permettra de calculer la durée exacte de la formation.
N’oubliez pas de cocher l’option “Créer des demi-journées”, afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature pour le matin et l’après-midi.
- Une formation de plusieurs jours consécutifs avec des horaires identiques
Dans ce troisième cas, vous pouvez créer une seule partie, mais il est indispensable de renseigner précisément : la date de début, la date de fin, ainsi que les horaires de début et de fin de la matinée et de l’après-midi.
N’oubliez pas de cocher l’option “Créer des demi-journées”, afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature pour chaque matin et après-midi.
La partie sera alors découpée en 3 jours distincts, soit 6 demi-journées.
- Une formation de plusieurs jours non consécutifs (exemple : une formation chaque lundi pendant 1 mois)
Dans ce quatrième cas, vous devez créer 4 parties distinctes, une pour chaque lundi.
Il est nécessaire de renseigner les horaires de début et de fin de la matinée et de l’après-midi.
N’oubliez pas de cocher l’option “Créer des demi-journées”, afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature pour le matin et l’après-midi si la formation couvre une journée complète.
Mis à jour le : 29/12/2025
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