Description

Plutôt que d’assigner manuellement et individuellement vos formateurs et stagiaires à des parties, il est possible de les assigner en masse depuis un fichier CSV.

Démarrage

Pour assigner vos animateurs et vos** stagiaires**, rendez vous en haut à gauche de votre barre de menu et cliquez sur « Participants » puis sur « Stagiaires » ou « Animateurs » selon que vous souhaitez assigner les uns ou les autres.



En haut à droite de la liste de vos** formateurs** ou de vos stagiaires cliquez sur le bouton « … » et choisissez l’option « Assigner CSV ».

Procédure d’assignation

Pour la suite de ce tutoriel nous allons prendre l’exemple d’une assignation d**’animateurs**, mais le fonctionnement reste le même pour les stagiaires.

1. Sélection du fichier

Une fois sur la page d’assignation, il vous sera demandé d’importer votre fichier CSV contenant les données relatives aux assignations que vous souhaitez effectuer. Cliquez sur le bouton parcourir pour choisir et ajouter votre fichier CSV.

Si vous avez besoin d’un fichier modèle pour savoir comment formater vos données, un fichier d’exemple est disponible sur chaque page d’import/assignation. Pour l’obtenir cliquez sur le bouton « Télécharger un CSV d’exemple » depuis la page d’import correspondant à vos besoins.

Une fois sélectionné, cliquez sur le bouton « Démarrer ».



2. Sélection des champs

Sur l’écran de sélection des champs, de gauche à droite vous avez :
le nom des colonnes de votre fichier CSV (Header du fichier)
les valeurs de la première ligne de votre fichier
la liste des champs correspondants qui permettront l’assignation.

Assurez-vous de la bonne correspondance entre les headers de votre fichiers et les champs sélectionnés. Pour vous faciliter les choses vous pouvez utiliser notre fichier d’exemple (cf 1-Sélection du fichier) qui vous assurera une correspondance automatique entre les headers et les champs sélectionnés.

De plus notre fichier d’exemple vous indiquera au niveau des headers les champs qui sont obligatoires ou non et vous fournira un modèle de données vous permettant de savoir quel format est attendu pour chacune d’entre elles.

Une fois cela fait, cliquez sur « Importer » pour passer à l’étape suivante.



3. Résultats
Vous trouverez sur cette page la liste de tous vos imports programmés. Vous avez la possibilité de les exécuter immédiatement en cliquant sur le bouton « Lancer manuellement ». Sinon, ceux-ci se déclencheront automatiquement dans la minute sans intervention de votre part.

Vous pouvez voir la liste de tous vos imports programmés ou exécutés en cliquant sur le bouton « Voir tous les imports ».



4. Tous les imports
Ici vous trouverez la liste de tous vos imports, qu’ils soient en cours, en file d’attente ou terminés ainsi que les informations qui s’y rapportent, à savoir :

# : le numéro de l’import.
Type : le type des entités importés (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur).
Nombre de lignes : le nombre de lignes présentent dans votre fichier.
Statut : le statut de l’import du fichier (En file d’attente, Démarré, Terminé).
Créés : le nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) créés
Modifiés : le nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) modifiés, c’est-à-dire, les objets présents en base de données qui avaient un identifiant identique à un identifiant donné dans votre fichier d’import et qui donc, ont été modifiés/écrasés avec les nouvelles informations fournies par votre fichier.
Erreurs : le nombre d’erreurs survenues lors de l'import de votre fichier.
Détails : ici, vous avez la possibilité d’effacer les imports terminés en cliquant sur le bouton « Terminer ».

Mis à jour le : 12/09/2022