Vous êtes gestionnaire et vous avez besoin d'accéder au back-office de Bienvenue Formation pour créer des formations, des plannings ou importer des formateurs et des apprenants ?

Comment sont organisées les données de formation dans notre application ?

Bienvenue Formation repose sur un modèle de données qui permet de s'intégrer avec des ERP SIRH, et donc de créer automatiquement les formations, les plannings, l'affectation des formateurs et des apprenants.

Afin de bien utiliser Bienvenue Formation vous devez comprendre le modèle de données :




La formation est la première chose à créer, qui se base sur votre catalogue de formation, par exemple : Formation Anglais Intermédiaire.
Selon votre façon de travailler, c'est à ce niveau que vous pouvez faire le choix de déclarer le format de la formation (distanciel ou présentiel), le type de formation (inter ou intra), le nombre de jours et la fiche technique liée à cette formation.

La session est le support temporel de votre formation. Imaginons par exemple que votre Formation Anglais Intermédiaire a lieu 4 fois par trimestre, c'est en créant des sessions que vous pourrez définir les dates de cette formation. En créant une nouvelle session, vous devrez donc définir les dates de début et date de fin de cette formation.
Par exemple si votre formation dure 5 jours, et que la première fois qu'elle sera délivrée est le 1er février, ainsi vous choisirez le 1er février en date de début, et le 5 février en date de fin.

La partie est le support des émargements. Ainsi si votre journée de formation se découpe en trois parties différentes, il faudra créer ses 3 parties, pour chaque journée de formation. Si vous n'avez que deux parties pour chaque journée de formation, il faudra n'en créer que deux.
C'est sur la partie que vous pourrez définir le formateur rattaché à la formation (il arrive que le formateur ne soit pas le même entre la première et la deuxième partie), ainsi que bien évidemment les listes de participants. C'est également au niveau de la partie que vous pourrez saisir des "tags", afin d'extraire les feuilles de présence en masse, en les filtrant avec ces "tags".

Créez votre première formation !

Maintenant que vous savez comment nous organisons les données, et ce qu'il vous reste à faire, créons ensemble une première formation.

Allez sur le menu de navigation, cliquez sur la flèche à droite de "Planning", et cliquez sur "Formations" dans le sous-menu qui s'affiche. Pour un accès rapide vous pouvez aussi CLIQUER ICI




Vous arrivez sur la page qui liste toutes les formations créées par votre organisme ou votre école.




En cliquant en haut à droite sur le bouton "Ajouter une formation" vous allez pouvoir créer une formation.


Une onglet s'ouvre sur la droite de l'écran, et vous permet de créer rapidement une formation.




Les champs à remplir sont les suivants :

1 - Titre : Le nom de votre formation telle qu'elle apparait dans votre catalogue

2 - Code : référence unique qui vous permet d'identifier votre formation. Cela peut être par exemple l'identifiant unique généré par votre système de vente en ligne, ou l'identifiant unique de cette formation dans votre ERP.

3 - Nom de l'organisme : Le nom de l'organisme qui délivre cette formation, par défaut votre organisme/école

4 - Présentiel : Si la formation est en présentiel, cochez cette case. Si elle peut avoir un format distanciel et présentiel, vous pourrez également le préciser pendant la création de partie

5 - Type : Mixte, Inter ou Intra

6 - Nombre de jours : Le nombre de jours que dure cette formation dans votre catalogue

7 - Fiche technique : Le lien vers la fiche technique de la formation si vous en avez une.

Et voilà vous avez créé votre première formation ! Passons à la Création de votre première session

Mis à jour le : 06/09/2022