Après avoir créé une formation puis une session, la partie constitue la troisième étape.

La partie est le support des émargements. C’est à ce niveau que vous définissez les horaires précis de la formation et que vous assignez les formateurs / enseignants ainsi que les stagiaires / étudiants.

La partie permet donc de gérer le déroulement concret de la formation et la collecte des signatures de présence. La création des parties peut se faire de différentes manières, selon l’organisation et le format de votre formation.

Créer une ou plusieurs parties à la main

Pour créer une session dans Bienvenue Formation à la main, voici les étapes :

1. Cliquez sur "Planning".
2. Cliquez sur "Formations".
3. Vous arrivez sur la page qui liste toutes les formations créées par votre organisme / école.
4. Cliquez sur la formation de votre choix.
5. Vous rentrerez alors sur la fiche de votre formation ou vous trouverez l'ensemble de vos sessions.
6. Cliquez sur la session de votre choix.
7. Cliquez sur "Ajouter une partie".

La création des parties peut se faire de différentes manières, selon l’organisation et le format de votre formation :

Formation sur une demi-journée :

Dans ce premier cas, vous devez créer une seule partie et renseigner les horaires exacts de la demi-journée.

Veillez à décocher l’option « Créer des demi-journées ».

Formation d’une journée complète sur une seule journée :

Dans ce deuxième cas, vous devez créer une seule partie et renseigner précisément :

• l’heure de début et de fin de la matinée,
• l’heure de début et de fin de l’après-midi.

N’oubliez pas de cocher l’option « Créer des demi-journées », afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature distincte pour le matin et l’après-midi.

Formation de plusieurs jours consécutifs avec des horaires identiques :

Dans ce troisième cas, vous pouvez créer une seule partie, à condition de renseigner précisément :

• la date de début,
• la date de fin,
• les horaires de début et de fin de la matinée et de l’après-midi.

N’oubliez pas de cocher l’option « Créer des demi-journées », afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature pour chaque matin et chaque après-midi.

La partie sera alors automatiquement découpée en plusieurs jours, par exemple 3 jours distincts, soit 6 demi-journées.

Formation de plusieurs jours non consécutifs :

(Exemple : une formation chaque lundi pendant un mois)

Dans ce quatrième cas, vous devez créer une partie par jour de formation, soit une partie pour chaque lundi.

Pour chaque partie, il est nécessaire de renseigner les horaires de début et de fin de la matinée et de l’après-midi.

N’oubliez pas de cocher l’option « Créer des demi-journées », afin de répondre aux exigences légales et de récupérer une signature pour le matin et l’après-midi si la formation se déroule sur une journée complète.

8. Remplissez le formulaire en fonction de votre cas et en veillant à compléter les champs obligatoires marqués d’un astérisque (*).

Les champs du formulaire à remplir sont les suivants :

• (*) Code : C'est la référence unique qui vous permet d'identifier votre partie. Cela peut correspondre à un code en interne. Si vous ne disposez pas de code, vous pouvez cliquer sur "Générer un code".

• Nom : Le nom est optionnel.

• (*) Type : Mixte, Inter ou Intra.

• (*) Mode : Distanciel, Présentiel ou Hybride.

• Tags : Le peut être utilisé pour plusieurs raisons : Filtre sur les parties, relier ou dissocier un questionnaire à une partie par les règles de correspondance "Tags".

• Site : A configurer dans le cas d'un émargement par géolocalisation.

• Délai pour le début de l'émargement : A configurer si vous le souhaitez dans le cas d'un émargement en totale autonomie.

• (*) Fuseau horaire : C'est le fuseau horaire du lieu de votre partie.

• (*) Date et heure de début et date et heure de fin : C'est la date de début et date de fin de votre partie. Elle peut être sur un ou plusieurs jours.

• Créer des demi-journées : A cocher en fonction de votre cas. (Voir ci-dessus).

• Configurer le planning : A configurer en fonction des heures de début et de fin mais surtout de vos heures de pause. Cela permet de calculer la durée exacte de votre partie.

• Lieu, Adresse, Code Postal, Ville, Pays : En fonction de votre partie.

8. Cliquez sur "Ajouter une partie".
9. Dans le cas où vous avez besoin de créer plusieurs parties à la suite dans une même session, vous pouvez dupliquer votre partie en cliquant sur les 3 petits points à droite de celle-ci.

Félicitations, vous venez de créer votre ou vos parties à la main.

Créer vos parties par import de fichier CSV

Pour créer vos parties dans Bienvenue Formation par fichier d'import CSV, voici les étapes :

1. Cliquez sur "Planning".
2. Cliquez sur "Formations".
3. Vous arrivez sur la page qui liste toutes les formations créées par votre organisme / école.
4. Cliquez en haut à droite sur les trois petits points.
5. Cliquez sur "Importer CSV Parties".
6. Vous pourrez alors directement importer votre fichier interne ou utiliser notre fichier CSV d'exemple comme modèle de départ.
7. Si besoin, téléchargez notre fichier CSV d'exemple et veillez à compléter les colonnes obligatoires.

Les colonnes à remplir sont les suivants :

• Code formation : Récupérez le code de formation déjà existant dans Bienvenue Formation.

• Code session : Récupérez le code session déjà existant dans Bienvenue Formation.

• Code : C'est la référence unique qui vous permet d'identifier vos parties. Cela peut correspondre à un code en interne. Si vous ne disposez pas de code, vous pouvez inscrire "Auto".

⚠️ Attention, si le code inscrit est déjà existant dans Bienvenue Formation, il viendra écraser les données existantes. ⚠️

• Nom de partie : Le nom est optionnel.

• Date de début et date de fin : C'est la date de début et date de fin de votre partie. Elle peut être sur un ou plusieurs jours.

• Lieu, Adresse, Code Postal, Ville, Pays : En fonction de votre partie. (Le lieu apparaitra automatiquement sur les feuilles de présence).

• Heure de début et heure de fin : C'est l'horaire de début et de fin de votre partie.

• Créer des demi-journées : 1 = Oui / 0 = Non. (Afin de récupérer une signature matin et après midi).

• Tags : Le peut être utilisé pour plusieurs raisons : Filtre sur les parties, relier ou dissocier un questionnaire à une partie par les règles de correspondance "Tags".

• Heure début de matinée / heure fin de matinée / heure début après midi / heure fin d'après midi : A configurer en fonction de votre planning. (Attention, cela permet de définir automatiquement la durée totale de la partie).

• Type : Mixte, Inter ou Intra.

• Visioconférence externe : Plus utilisable.

• Site : A configurer dans le cas d'un émargement par géolocalisation.

• Fuseau horaire : C'est le fuseau horaire du lieu de votre partie.

8. Enregistrez votre fichier en format CSV UTF 8.
9. Retournez sur Bienvenue Formation et cliquez sur "Parcourir". Récupérez votre fichier.
10. Cliquez sur "Démarrer".
11. Vérifiez si chaque colonne du fichier est bien en face du champ à utiliser.
12. Cliquez sur "Importer".
13. Vous serez ensuite redirigé(e), cliquez sur "Voir tous les imports" afin de suivre les étapes de l'import.
14. Attendez que votre import soit en statut "Terminé".

• # : C'est le numéro de l’import.

• Type : C'est le type des entités importés (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur).

• Nombre de lignes : C'est le nombre de lignes présentes dans votre fichier.

• Statut : C'est le statut de l’import du fichier (En file d’attente, Démarré, Terminé).

• Créés : C'est le nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) créés.

• Modifiés : Il s’agit du nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) modifiés, c’est-à-dire les objets déjà présents dans la base de données dont l’identifiant correspond à un identifiant de votre fichier d’import. Ces objets ont donc été mis à jour ou remplacés avec les nouvelles informations fournies.

• Erreurs : C'est le nombre d’erreurs survenues lors de l'import de votre fichier. N'hésitez pas à cliquer sur le petit + afin de voir le type d'erreur et les lignes concernées.

• Détails : Ici, vous avez la possibilité d’effacer les imports terminés en cliquant sur le bouton « Terminer ».

15. Vos parties sont créées, pour les visualiser, vous pouvez vous rendre dans "Planning", "Formations", sur la formation de votre choix , sur la session de votre choix et sur "Voir".

Félicitations, vous venez de créer vos parties par import de fichier CSV.

Mis à jour le : 08/01/2026