Vous faites partie des équipes techniques ou informatiques et vous avez besoin de paramétrer l'application Bienvenue Formation ?

Accéder aux paramètres de votre environnement Bienvenue Formation

Allez sur le menu de navigation, cliquez sur la flèche à droite de "Paramètres", et cliquez sur "Paramètres de l'organisation" dans le sous-menu qui s'affiche. Pour un accès rapide vous pouvez aussi CLIQUER ICI.



Vous arrivez par défaut sur la catégorie "Général".

Général

Sur cette page vous avez deux champs :

1 - Nom : Vous pouvez spécifier ici le nom de votre organisme. Ce nom s'affichera sur les justificatifs édités par l'application, ainsi que dans le coin en haut à droite du back-office.

2 - Logo : Vous pouvez télécharger le logo de votre organisme. Celui-ci s'affichera sur les justificatifs édités par l'application. Attention le logo doit faire au maximum 200x200 pixels.

Quand vous avez changé votre nom ou votre logo, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Application



1 - Nombre de jours à synchroniser : Combien de jours à l'avance les formateurs doivent voir les formations dans leur application iOS/Android ou dans la webApp. Si vous mettez par exemple 30 jours, le formateur verra les formations pour lesquels il est animateur d'aujourd'hui à aujourd'hui + 30 jours après. L'heure est prise en compte. Si le formateur à une formation dans 30 jours à 16.30 et qu'il regarde l'application le matin à 9.00, il ne verra pas cette formation avant 16.30 le jour même.

2 - Nombre de jours pendant lesquels un émargement reste sur l'application : Nombres de jours pendant lesquels une formation terminée reste visible de l'application iOS/Android ou la webApp du formateur.

3 - Délai avant la notification "Emargement non démarré" : Quand la formation a démarré, au bout de quel délai en minutes le formateur est il notifié que l'émargement n'a pas été démarré.

4 - Délai avant la notification "Votre session en cours" : Quand l'émargement a démarré, au bout de quel délai en minutes le formateur est il notifié que l'émargement n'est pas complété.

5 - Nombre de jours avant que les formateurs doivent se reconnecter : Par mesure de sécurité, vous pouvez forcer les formateurs à se reconnecter régulièrement à l'application.
Plus le délai est court, plus vous sécurisez l'accès à vos données, mais générez une tâche supplémentaire pour le formateur.
Plus le délai est long, moins vous sécurisez l'accès à vos données, en limitant cependant le travail du formateur. Nous recommandons 90 jours qui est un délai raisonnable (4 connexions par année calendaire)

6 - Désactiver l'interface de signature sur l'app : Les formateurs peuvent faire signer soit par l'onglet émargement, soit en passant par leur journée. Cocher cette case permettra de masquer la partie "Émargement" et de forcer le formateur a uniquement se servir du planning dans l'application.

7 - Autoriser la signature à distance : Afin de permettre l'envoi d'email pour une signature sans passer par l'application du formateur, vous devez cocher cette case.

8 - Autoriser la signature collective à distance : Afin de permettre au formateur, de créer et envoyer un lien de signature collectif (un lien unique pour tous les stagiaires), , vous devez cocher cette case.

9 - Activation du mode confidentiel pour la signature à distance collective : Vous pouvez choisir si le mode confidentiel est toujours activé, jamais activé ou si le choix est donné au formateur.
Lorsque le mode confidentiel est désactivé, le stagiaire doit choir son nom dans une liste. Lorsqu’il est activé il doit d’abord saisir son nom complet, son adresse email, ou un code donné par le formateur.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Workflow



La notion de "Workflow" est en lien avec l'automatisation de certaines tâches. Activez une option dans cette section vous permet d'automatiser certains comportements de Bienvenue Formation.

1 - Supprimer automatiquement les rattrapages terminés : Si cette case est cochée, quand le rattrapage a permis la signature, le rattrapage sera automatiquement supprimé.

2 - Soumettre les modifications à une vérification : Si cette case est cochée, toutes les modifications effectuées par les formateurs : mise à jour du numéro de téléphone du formateur, changement des coordonnées du stagiaire (nom, prénom, email, téléphone), devront être validées par un gestionnaire directement dans le back-office de Bienvenue Formation.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Animateur



1 - Inviter les formateurs lors de la création de leur compte : Si cette case est cochée, quand les gestionnaires créent le compte d'un formateur, il recevra automatiquement un email pour valider son compte et télécharger l'application. Vous avez la possibilité d'envoyer cet email manuellement directement à partir de sa fiche Animateur.

2 - Autoriser l'activation du mot de passe avec l'invitation : Par défaut Bienvenue Formation envoie un code de validation par email à chaque tentative de connexion du formateur. Ce mode de fonctionnement permet d'augmenter la sécurité de l'application, au cas où le mot de passe du formateur aurait pu lui être dérobé.
Cependant, l'utilisation du mot de passe étant généralisée, si cette case est cochée, le formateur pourra se créer un mot de passe dès l'activation de son accès.
Cela lui permettra donc de se connecter directement avec un mot de passe à l'application iOS/Android ou à la webApp.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Rappels SMS



Onglet Général

1 - Heure d'envoi des rappels SMS : Sélectionnez l'heure à partir de laquelle vous souhaitez que le formateur reçoive les notifications SMS. Il recevra le SMS sur un créneau d'une heure à compter de l'heure sélectionnée.
Exemple : si vous sélectionnez 09:10, la notification partira au plus tôt à 09:10 et au plus tard à 10:10.

2 - Nombre de jours avant le rappel SMS : Définissez combien de jours avant la formation le formateur recevra le SMS de notification.
Exemple, si vous sélectionnez 1, la notification arrivera la veille de la formation, sur le créneau horaire défini dans le champs précédent.

3 - Activer la phase découverte pour les rappels : Pour les nouveaux formateurs, il peut être important de leur envoyer plusieurs messages pour s'assurer qu'ils se connectent à l'application pour la première fois. Si vous cochez cette case, tout nouveau formateur créé recevra automatiquement les messages de notifications.

4 - Nombre de rappels dans la phase découverte : Pendant la phase de découverte, il est possible d'envoyer plusieurs SMS de rappel au formateur. En sélectionnant le nombre voulu dans ce champs vous multipliez le nombre de rappels pendant cette phase si nécessaire. Une fois la phase de découverte terminée (tous les rappels envoyés), vous avez deux choix : continuez normalement, ou relancer une phase découverte pour le formateur.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".



Onglet SMS

1 - Nom de l'expéditeur du SMS : Le nom qui s'affichera à la place du numéro d'envoi du SMS. Utilisez par défaut le nom de votre organisme ou une abréviation lié à votre nom d'organisme. Attention : 11 caractères maximum ! Les noms d'opérateurs téléphoniques sont interdits.

2 - Texte du SMS : Ceci est le contenu du SMS de notification.
Vous pouvez insérer les variables suivantes dans le texte du SMS :
%Subscriber:organizationName% est le nom de votre société, comme défini dans la catégorie "Général" des paramètres de l'organisation (voir ci-dessus).
%Subscriber:hourStart% est la date et l'heure de la formation pour laquelle le formateur est notifié.

Un lien vers les applications iOS/Android sera ajouté à la suite de votre texte.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Alertes SMS



Sur cette page, et si cela vous est nécessaire, vous allez pouvoir créer des alertes SMS à destination du formateur. Pour commencer, cliquez sur "Créer une alerte SMS".

Vous arriverez sur la page suivante :



Vous arrivez donc sur un nouvel onglet, dont le nom peut varier. Dans le cas suivant l'onglet s'appelle Alerte 2.

Les champs à renseigner sont les suivants :

1 - Demi-journée : Sur quel émargement l'alerte porte-t-elle ? Seulement le matin ou seulement l'après-midi ?

2 - Couvre toute la journée : L'alerte porte sur l'émargement de toute la journée. Les signatures attendues sont donc le total des signatures du matin et des signatures de l'après-midi.

3 - Texte du SMS :

C'est ici que vous pouvez entrer le texte du SMS d'alerte qui sera envoyé au formateur.

Vous pouvez insérer les variables suivantes dans le texte du SMS :

Variable
%Subscriber:urlApps% = Lien pour télécharger l'application
%Subscriber:organizationName% = Nom de l'organisation
%Subscriber:trainingName% = Nom de la formation
%Subscriber:trainees% = Nombre de stagiaires attendus
%Subscriber:traineesNotSigned% = Nombre de stagiaires non émargés
%Subscriber:traineesNotSignedPercent% = Pourcentage de stagiaires non émargés

Par exemple :
"Bonjour, l'émargement semble être incomplet, %Subscriber:traineesNotSigned% signatures sont manquantes."

Cela donnera (en partant du principe que 3 stagiaires n'ont pas émargé) :

"Bonjour, l'émargement semble être incomplet, 3 signatures sont manquantes."

4 - Nom de l'expéditeur du SMS : Le nom qui s'affichera à la place du numéro d'envoi du SMS. Utilisez par défaut le nom de votre organisme ou une abréviation lié à votre nom d'organisme. Attention : 11 caractères maximum ! Les noms d'opérateurs téléphoniques sont interdits.

5 - Heure d'envoi de l'alerte SMS : Sélectionnez l'heure à partir de laquelle vous souhaitez que le formateur reçoive l'alerte SMS. Il recevra le SMS sur un créneau d'une heure à compter de l'heure sélectionnée.
Exemple : si vous sélectionnez 10:30, la notification partira au plus tôt à 10:30 et au plus tard à 11:30.

6 - Activée : Est-ce que cette alerte est activée ? Décocher cette case met l'alerte en pause, sans nécessité de la supprimer.

7 - Condition d'envoi - Pourcentage de stagiaires non émargés : Si vous souhaitez n'envoyer l'alerte qu'au delà d'un certain seuil d'émargements manquants, c'est avec ce champs que vous paramétrez la valeur.
Si vous voulez que l'alerte parte quelque soit le taux d'émargement manquant, renseignez "0".

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Si vous voulez supprimer une alerte déjà créée, Sélectionnez l'onglet concernant l'alerte à supprimer. Cliquez sur le bouton rouge en bas : "Supprimez l'alerte SMS"

Mail d'invitation



Dans cette section vous réglez les paramètres concernant l'email d'invitation reçu par les formateurs à la création de leur compte.

1 - Sujet du mail : Quel est le sujet de l'email d'invitation ? Utilisez un message simple et facilement compréhensible par le formateur. L'utilisation de verbe d'action permet aussi d'augmenter les taux d'ouverture au premier envoi.
Par exemple : "Activez votre compte formateur pour émarger"

2 - Nom de l'expéditeur : Le nom de votre organisme, ou du gestionnaire qui s'occupe des formateurs.
Par exemple : Alain de Formation-Alain.fr

3 - Adresse email de l'expéditeur : Ne changez pas ce champs si vous n'avez pas souscrit à l'option pour avoir un domaine personnalisé. Avec un domaine personnalisé, vous pourrez envoyer des emails avec votre adresse et votre domaine directement.

4 - Adresse de réponse : Si vous n'attendez pas de réponse de la part du formateur, laissez ce champs vide. Les retours ne sont pas lu.
Si vous souhaitez que l'adresse de réponse soit votre email, vous pouvez remplir ce champs avec votre email. Attention cependant, les systèmes anti-spam notent négativement les emails qui ont une adresse d'expédition et une adresse de réponse différentes.
Nous vous conseillons donc de laisser si possible ce champs vide par défaut. En complément nous vous invitons à travailler le texte de l'email pour vous assurer que si le formateur a une question, il saura comment vous contacter.

5 - Texte du mail : Ceci est le texte de l'email. Seul le format texte brut est disponible.
Si nécessaire, vous pouvez insérer la variable suivante dans le texte de l'email :
%Subscriber:organizationName% est le nom de votre société, comme défini dans la catégorie "Général" des paramètres de l'organisation (voir ci-dessus).

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Signature par mail



Dans cette section vous réglez les paramètres concernant l'email reçu par les stagiaires pour qu'ils émargent.

1 - Sujet du mail : Quel est le sujet de l'email d'émargement ? Utilisez un message simple et facilement compréhensible par le stagiaire. L'utilisation de verbe d'action permet aussi d'augmenter les taux d'ouverture au premier envoi.
Par exemple : "Emargez pour confirmer votre présence à la formation"

2 - Nom de l'expéditeur : Le nom de votre organisme, de votre école ou de la personne facilement identifiable qui s'occupe des stagiaires ou des étudiants.

3 - Adresse email de l'expéditeur : Ne changez pas ce champs si vous n'avez pas souscrit à l'option pour avoir un domaine personnalisé. Avec un domaine personnalisé, vous pourrez envoyer des emails avec votre adresse et votre domaine directement.

4 - Adresse de réponse : Si vous n'attendez pas de réponse de la part du stagiaire, laissez ce champs vide. Les retours ne sont pas lu.
Si vous souhaitez que l'adresse de réponse soit votre email, vous pouvez remplir ce champs avec votre email. Attention cependant, les systèmes anti-spam notent négativement les emails qui ont une adresse d'expédition et une adresse de réponse différentes.
Nous vous conseillons donc de laisser si possible ce champs vide par défaut. En complément nous vous invitons à travailler le texte de l'email pour vous assurer que si le stagiaire a une question, il s'adressera au formateur ou à une personne pouvant l'aider.

5 - Texte du mail : Ceci est le texte de l'email. Seul le format texte brut est disponible.
Si nécessaire, vous pouvez insérer la variable suivante dans le texte de l'email :
%Subscriber:organizationName% est le nom de votre société, comme défini dans la catégorie "Général" des paramètres de l'organisation (voir ci-dessus).
%Subscriber:TrainerName% est le nom du formateur qui anime la formation à laquelle participe le stagiaire.

Quand vous avez effectué vos modifications, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Sauvegarder les paramètres généraux".

Lien vers les paramètres de l'organisation :

https://formation.bienvenue.pro/organization/settings
Cet article a-t-il répondu à vos questions ?
Annuler
Merci !