Grâce à l’article précédent, vous avez créé votre formation.

La création d’une session constitue la deuxième étape indispensable : une session ne peut être créée que si la formation existe déjà.

La session correspond au support temporel de la formation. Elle permet de définir quand une formation est dispensée.

Lors de la création d’une session, vous devrez donc renseigner une date de début et une date de fin.

Dans certains cas, vous pouvez également utiliser une session par nom de client, ce qui vous permet de retrouver l’ensemble des parties qui lui sont associées, comme dans un dossier dédié par client.

Créer une session à la main

Pour créer une session dans Bienvenue Formation à la main, voici les étapes :

1. Cliquez sur "Planning".
2. Cliquez sur "Formations".
3. Vous arrivez sur la page qui liste toutes les formations créées par votre organisme / école.
4. Cliquez sur la formation de votre choix.
5. Vous rentrerez alors sur la fiche de votre formation.
6. Cliquez sur "Ajouter une session".
7. Remplissez le formulaire en veillant à compléter les champs obligatoires marqués d’un astérisque (*).

Les champs du formulaire à remplir sont les suivants :

• (*) Code : C'est la référence unique qui vous permet d'identifier votre session. (Numéro, nom du client, etc). Cela peut correspondre à un code en interne. Si vous ne disposez pas de code, vous pouvez cliquer sur "Générer un code".

• Nom de l'organisme : Le nom de l'organisme qui délivre cette session, par défaut votre organisme / école.

• Ville : La localisation de la session.

• (*) Type : Mixte, Inter ou Intra.

• (*) Date de début et date de fin : C'est la date de début et date de fin de votre session. Elle peut être sur un ou plusieurs jours.

• Gestionnaires : Si vos gestionnaires ne gèrent que certaines sessions, vous pouvez rattacher chaque session à un gestionnaire. Ensuite, sur la page Toutes les sessions, ils pourront appliquer un filtre pour ne voir que les sessions qui leur sont attribuées.

8. Cliquez sur "Ajouter une session".

Félicitations, vous venez de créer votre session à la main.

Créer vos sessions par import de fichier CSV

Pour créer vos sessions dans Bienvenue Formation par fichier d'import CSV, voici les étapes :

1. Cliquez sur "Planning".
2. Cliquez sur "Formations".
3. Vous arrivez sur la page qui liste toutes les formations créées par votre organisme / école.
4. Cliquez en haut à droite sur les trois petits points.
5. Cliquez sur "Importer CSV Sessions".
6. Vous pourrez alors directement importer votre fichier interne ou utiliser notre fichier CSV d'exemple comme modèle de départ.
7. Si besoin, téléchargez notre fichier CSV d'exemple et veillez à compléter les colonnes obligatoires.

Les colonnes à remplir sont les suivants :

• Code formation : Récupérez le code de formation déjà existant dans Bienvenue Formation.

• Code : C'est la référence unique qui vous permet d'identifier votre session. Cela peut correspondre à un code en interne. Si vous ne disposez pas de code, vous pouvez inscrire "Auto".

⚠️ Attention, si le code inscrit est déjà existant dans Bienvenue Formation, il viendra écraser les données existantes. ⚠️

• Nom de l'organisme : Le nom de l'organisme qui délivre cette session, par défaut votre organisme / école.

• Ville : La localisation de la session.

• Date de début et date de fin : C'est la date de début et date de fin de votre session. Elle peut être sur un ou plusieurs jours.

• Type : Choisisez entre inter/intra/mixed.

8. Enregistrez votre fichier en format CSV UTF 8.
9. Retournez sur Bienvenue Formation et cliquez sur "Parcourir". Récupérez votre fichier.
10. Cliquez sur "Démarrer".
11. Vérifiez si chaque colonne du fichier est bien en face du champ à utiliser.
12. Cliquez sur "Importer".
13. Vous serez ensuite redirigé(e), cliquez sur "Voir tous les imports" afin de suivre les étapes de l'import.
14. Attendez que votre import soit en statut "Terminé".

• # : C'est le numéro de l’import.

• Type : C'est le type des entités importés (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur).

• Nombre de lignes : C'est le nombre de lignes présentes dans votre fichier.

• Statut : C'est le statut de l’import du fichier (En file d’attente, Démarré, Terminé).

• Créés : C'est le nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) créés.

• Modifiés : Il s’agit du nombre d’objets (Formation, Session, Partie, Stagiaire, Animateur) modifiés, c’est-à-dire les objets déjà présents dans la base de données dont l’identifiant correspond à un identifiant de votre fichier d’import. Ces objets ont donc été mis à jour ou remplacés avec les nouvelles informations fournies.

• Erreurs : C'est le nombre d’erreurs survenues lors de l'import de votre fichier. N'hésitez pas à cliquer sur le petit + afin de voir le type d'erreur et les lignes concernées.

• Détails : Ici, vous avez la possibilité d’effacer les imports terminés en cliquant sur le bouton « Terminer ».

15. Vos sessions sont créées, pour les visualiser, vous pouvez vous rendre dans "Planning", "Formations", sur la formation de votre choix et sur "Voir".

Félicitations, vous venez de créer vos sessions par import de fichier CSV.

Mis à jour le : 31/12/2025