Description

Vous avez plusieurs méthodes pour faire émarger vos stagiaires :

Android - Émargement par email

Android - Émargement dans votre application

Android - Émargement par signature collective

Dans cet article nous allons décrire comment les faire émarger par email.



Avant toute chose, rendez-vous sur l’écran « Aujourd’hui » qui vous présente les formations du jour et sélectionnez celle qui vous intéresse, puis appuyez sur « Démarrer matin » et choisissez l’option « Émargement via mail » pour commencer l’émargement.





La première étape de tout émargement de stagiaire est l'émargement du formateur, c’est-à-dire vous ! Sélectionnez votre nom, et signez.




Comme vous avez choisi « Émargement via mail », une fenêtre contenant la liste des stagiaires attendus s’affiche sur votre écran. Choisissez tous les stagiaires présents puis appuyez sur « Valider ».

Chaque présent reçoit immédiatement un email depuis lequel il peut signer et ainsi confirmer sa présence.




Si toutefois, vous avez oublié de faire émarger un stagiaire ou de lui envoyer un mail d’émargement, vous avez toujours la possibilité de retourner à l’émargement en appuyant sur le bouton « … » en haut à droite de la formation en cours, puis sélectionnez l’option « Émargement via mail ».

Status des emails :

Quand vous avez validé les présents, l'email pour l'émargement a été envoyé automatiquement.

Vous avez dès ce moment un statut sur la page de la formation que vous êtes en train d'émarger.



Si l’état du mail est en « Requête envoyée »

L’application a envoyé la demande d’envoi de mail a notre serveur.

Si cet état persiste c’est qu’un problème de communication entre le serveur et l’application est survenue.

Pour résoudre le problème, vérifiez votre connexion et renvoyer le mail.

Si l’état du mail est en « Mail envoyé »



L'email a bien quitté nos serveurs mais nous n’avons pas reçu confirmation de sa bonne réception.

Deux possibilités :

L'email est directement bloqué au niveau du serveur email de son entreprise. Le stagiaire ne peut donc pas le récupérer.
Le serveur de l'entreprise ne nous a pas renvoyé de confirmation de bonne réception, mais l'email se trouve dans la boîte de réception ou dans le dossier "Spam" du stagiaire.

Si l’état du mail est en « Mail reçu »

Le serveur email du stagiaire nous a confirmé la bonne réception de l'email.

Le stagiaire doit donc vérifier son dossier "Spam" si il ne trouve pas l'email dans sa boîte de réception.

Si l’état du mail est en « Mail en erreur »



Si ce statut s'affiche c’est que l'email n’a pas réussi a être envoyé.

Dans ce cas vérifiez ou modifiez l’adresse email du stagiaire (clic sur le stagiaire -> modifier le stagiaire) et réessayer.

Clôture de la demi-journée

Quand cette partie (demi-journée ou module de formation) sera clôturée, il vous sera demandé de confirmer l’absence des stagiaires qui n’ont pas émargé par email.

Clôture de la journée (session)

Une fois la journée terminée, un rapport de session permettant de contrôler les absences et les signatures s’affiche sur votre écran.

Au besoin, vous avez la possibilité d’ajouter un commentaire à la session avant d’envoyer votre rapport.

Une fois que tout est en règle, vous pouvez envoyer votre rapport en appuyant sur le bouton « Envoyer ».

Mis à jour le : 06/09/2022